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Verwaltung von Contacts und Forwards

Ausgangslage

  • Verwaltung der Kontakte ist mit dem Kontakte-Tool zwar möglich, aber aufwändig
  • Kontakte sollen von den Kontaktpersonen selbst verwaltet werden können
  • Tool zur Aktualisierung von Contact-Objekten im AD ohne Login soll erarbeitet werden

Beschriebung der Funktionalitäten / Use Case

  1. User gibt in einem öffentlichen Formular (ohne Login) seine bisherige und seine neue Forward-Adresse ein
    • ev. noch zusätzliche Kontakt-Angaben können editiert werden
    • ev. die Möglichkeit das Kontakt zu löschen
  2. die eingegebnen Daten werden in einer temporären Tabelle gespeichert
  3. Es wird eine Mail mit einem speziellen Code an diese Adresse geschickt (sofern auch tatsächlich ein Forward vorhanden ist)
  4. User klickt den in der erhaltenen Mail auf den angegebenen Link
  5. im AD wird der Contact aktualisiert, eine Bestätigung für die Aktualisierung wird an beide Adressen (alt + neu) geschickt

Alternatives Vorgehen

  1. unter passwort.ethz.ch gibt es einen Link auf ein Formular, in welchem man seine alte Forwardadresse eintippen kann
  2. sofern ein entsprechender Forward vorhanden ist, wird an diese Adresse ein Link (mit Registrierungscode) geschickt
  3. der Registrierungscode wird direkt im Contact-Objekt im AD gespeichert
  4. Der Benutzer klickt auf den per Mail erhaltenen Link, daraufhin kann er die neue Forwardadresse eingeben sowie seine übrigen Kontaktdaten pflegen
  5. sollte die neue Forwardadresse fehlerhaft eingegeben worden sein, kann mit demselben Link jederzeit die Adresse aktualisiert werden
  6. ev. wird periodisch ein Mail an alle Contact-Objekte geschickt, um zu bestätigen, dass die Adresse immer noch benutzt und die Zieladresse gültig ist
  7. wenn keine Rückmeldung erfolgt, wird das Contact-Objekt nach einer gewissen Zeit (z.B. 2 Monaten) automatisch gelöscht

Vorschlage Michele Forward-Adresse einrichten (new):

  1. wie bis jetzt via Admin-Tool => Kontakte verwalten => ...

Forward-Adresse ändern (modify):

  1. User gibt aktuelle Forward-Adresse in einem öffentlichen Formular (ohne Login) ein
  2. Falls die Adresse in einem "Contact(*)" vorhanden ist, wird ein Code generiert (der 24 Std. gültig ist) und wird per E-Mail geschickt
  3. User klickt auf Code-Link und gibt neue Forward Adresse ein
  4. Eine 2. E-Mail wird mit einem neuen Code an diese Adresse geschickt, um die Existenz dieser Adresse zu bestätigen
  5. User klickt auf diesen 2. Code-Link und die neue Forward Adresse ersetzt die alte (und Codes gelöscht).

Ein "Contact(*)" sollte ein gewöhnlicher Contact mit folgende neuen Optionen:

  1. self_managed = TRUE|FALSE (Default: TRUE)
  2. last_confirmed = DATE (Default: wird im Punkt 5 - oben - auf NOW() gesetzt)
Option 2 macht dann nur Sinn wenn self_managed==TRUE.

Ich werde weiterhin Forwards brauchen, mit der Option self_managed=FALSE

Forward-Adresse bestätigen (confirm):

  1. Wenn (self_managed==TRUE && NOW()-last_confirmed >= 1 year && Code=='') Code generieren (30 Tage gültig) und per E-Mail schicken
  2. a. User klickt auf Link => last_confirmed=NOW() && Code=''
  3. b. User klickt nicht auf Link => sperren/löschen

Ich glaube, dass mit solche Forwards, d.h. mit "Ablauf Datum", werden die Anzahl Contact mit der Zeit abnehmen und auf jeden Fall der Aufwand von der ISGs auch.

Was sind Contacts?

Contacts sind AD-Objekte, welche Personendaten, Adressdaten und Emailadressen beinhalten aber keine AD-Userobjekte darstellen. Sie werden zur Zeit in zwei Formen angewendet:
  • wenn in einer Mailbox ein Forward auf eine externe (OUTBOUND) Emailadresse gesetzt wird
  • ETH-externe Mitglieder in Mailverteiler-Listen

Wenn auf ein Mailbox-Objekt ein Forward gesetzt wird, dann wird im Hintergrund ein Contact-Objekt erzeugt und auf dem AD-Userobjekt ein sog. altRecipient Attribut geschrieben, welches auf den Forward zeigt. Eingehende Emails werden an den Contact weitergeleitet und schliesslich an die im Contact angegebene Emailadresse ausgeliefert.

Mailverteiler können ebenfalls mit Contacts versehen werden. Im aktuellen GUI wird durch die Angaben von Vorname, Nachname und Emailadresse ein Contact erzeugt und dieser als Mitglied des Mailverteilers hinzugefügt.

Unterschiede zwischen Gästen und Kontakten

Gäste unterscheiden sich von Contacts in einer Reihe von Merkmalen:
  • sie benötigen (zumindest theoretisch) eine Bewilligung
  • sie haben einen Usernamen / Identity
  • sie bekommen Zugriff zu Ressourcen
  • sind zeitlich begrenzt und müssen periodisch verlängert werden
  • sie haben einen Gastgeber, welcher direkt oder indirekt eine Verbindung zur ETH hat

Kontakte hingegen

  • benötigen keine Bewilligung
  • sie haben keinen Usernamen / Identity
  • benötigen minimale Ressourcen (Weiterleitung von Emails an eine externe Adresse)
  • werden einer Admingruppe zugewiesen
  • sind zeitlich nicht begrenzt

Aufwandabschätzung

  • ca. 5 Tage

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-- SwenVermeul - 2012-03-26

Topic revision: r12 - 2013-12-04 - vermeul
 
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