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E-Mail Adressen: 5 Grundsätze

1. eine funktionierende E-Mail-Adresse ist für alle ETH-Angehörigen ein Must-have

  • E-Mail ist eine der wichtigsten Kommunikationsmittel im täglichen Informationsverkehr
  • für die allermeisten elektronischen Dienstleistungen ist eine E-Mail-Adresse zwingend erforderlich
  • nach wie vor ist die Einrichtung einer E-Mail-Adresse für ETH-Mitarbeiter meistens ein manueller Prozess
  • Lohnabrechnungen werden seit Mitte 2012 per Mail verschickt
    • einige Mitarbeiter besitzen jedoch keine funktionierende Mailbox oder sie haben keinen Zugriff
    • oder sie haben eine, aber die Mailadresse ist nicht offiziell bekannt
    • gilt insbesondere auch für die Departemente D-PHYS und D-ITET, die einen eigenen Mailserver betreiben aber nicht immer ihre Mailadresse melden
  • MOVED TO... alle ETH-Angehören sollten per E-Mail erreichbar sein
  • MOVED TO... der E-Mail-Vergabeprozess soll für alle ETH-Angehörige automatisiert erfolgen
  • MOVED TO... vorname.nachname@ethz.ch ist zu bevorzugen, weil
    • die meisten Kunden gerne eine solche Adresse haben möchten
    • die meisten grossen Firmen dies genauso machen
    • Namensvetter kein grosses Problem darstellen (sofern der Algorithmus geschickt genug ist)
  • MOVED TO... ein Initialtest stellt sicher, dass eine Person auch tatsächlich auf seine Mailbox zugreifen kann
  • MOVED TO... erst wenn sichergestellt ist, dass Mails gelesen werden können, wird die E-Mail-Adresse publiziert (GAL, Personensuche)

2. das Konzept von E-Mail Subdomains ist veraltet

  • es gibt an der ETH fast 350 E-Mail Subdomains @dept.ethz.ch
    • davon 150 Sub-Subdomains @inst.dept.ethz.ch
    • davon 15 Sub-Sub-Subdomains @prof.inst.dept.ethz.ch
  • einige E-Mail Subdomains sind historisch und stammen aus der Zeit, als es an der ETH noch keine zentrale E-Mail-Infrastruktur gab
  • einige Subdomains beinhalten die momentane Beziehung zur ETH, dabei sollte eine Adresse primär wertfrei sein und primär die Organisationseinheit bezeichnen
  • andere Subdomains wurden dazu verwendet, um die Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit zu erkennen. Immer häufiger aber werden Departemente umgebaut, umbenannt, zusammengeschlossen oder auseinanderdividiert
  • Umbenennungen von Departementen haben jedoch einen Wechsel von allen Mailadressen in diesem Departement zur Folge und führen zu einer Anhäufung von zusätzlichen E-Mail-Aliases
  • Stellenwechsel innerhalb der ETH hat ebenfalls einen Wechsel der Mailadresse und ein zusätzliches Alias zur Folge
  • die Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit könnte man besser über den Display-Name regeln (siehe unten)
  • die Verwaltung von Subdomains erfordert einen hohen administrativen Aufwand (Support, Spamfilter, Sicherheit)
  • in gewissen Fällen können Subdomains Sinn machen:
  • die Repräsentativ-Funktion einer E-Mail-Subdomain wird überschätzt, Aussenstehenden bedeutet die Kürzel (ID SWS) meistens nichts
  • kein einheitlicher Auftritt der ETH möglich (Corporate Identity!)
  • gewisse Corporate-Services wie Lync oder Active Directory Federation Services (ADFS) sind bei vielen Subdomains nur mit erheblichem Aufwand realisierbar
  • 3600 ETH-Angehörige haben bereits @ethz.ch als Hauptadresse
    • weil die Adresse kürzer ist
    • weil sie weniger schnell ändert (z.B. bei ETH-internen Wechsel)
  • alle ETH-Angehörigen sind immer über username@ethz.ch erreichbar
  • MOVED TO... Anzahl E-Mail Subdomains sollten stark reduziert werden
  • MOVED TO... sofern für ein Departement kein spezifisches Namensschema definiert ist, sollen alle ETH-Angehörigen eine @ethz.ch Hauptadresse bekommen
  • MOVED TO... das gilt insbesondere auch für Studenten und die @student.ethz.ch - Domain

3. E-Mail-Aliase sind in der Regel unnötig

  • Aliase verkleinern generell den Namensraum (Namespace)
  • Aliase sind notwendig, wenn man die Hauptadresse ändert und weiterhin noch unter der alten Adresse erreichbar bleiben möchte, z.B.
    • wenn man zu einer anderen Organisationseinheit mit anderer Subdomain wechselt
    • wenn durch Heirat der Nachname ändert
  • ansonsten gibt es wenig vernünftige Gründe, für ein persönliches Konto mehrere Mail-Aliase zu definieren
  • Je mehr Subdomains vermieden werden können, desto stabiler wird die Hauptadresse und desto weniger Aliase werden benötigt
  • MOVED TO... in der Regel soll nur noch 1 Alias pro Domain erlaubt sein
  • MOVED TO... Anzahl E-Mail Subdomains sollten stark reduziert werden (siehe auch oben)

4. Der Display-Name ist aussagekräftiger und flexibler als die Mailadresse

  • die allermeisten Mail-Clients zeigen die Mailadresse gar nicht an, sondern bloss den Display-Name
  • der Display-Name kann — im Gegensatz zur Mailadresse — jederzeit problemlos geändert werden
  • die Gestaltung der Display-Namen ist zur Zeit sehr heterogen
  • der (automatische) doppelte Leerschlag zwischen Vorname und Nachname, der wegen gewissen Mailclient-Problemen eingeführt wurde, ist problematisch
  • MOVED TO... kein doppeltes Leerzeichen im Displaynamen mehr
  • MOVED TO... die Zugehörigkeit zu einem Departement / Abteilung sollte im Display-Namen ersichtlich sein
  • MOVED TO... zu ETH-Beginn sollte dieser Zusatz automatisch gesetzt werden
  • MOVED TO... anstatt bei einem Abteilungswechsel die Hauptadresse zu ändern sollte der Display-Name automatisch angepasst werden

5. E-Mail-Adressen sind langlebig

  • sie befinden sich auf wissenschaftlichen Publikationen
  • werden von vielen elektronischen Dienstleistungen als Benutzerkennung benötigt
  • zu schnelles rezyklieren der E-Mail-Adresse kann zu ernsten, sicherheitsrelevanten Problemen führen
  • oft werden Personen, die die ETH verlassen, als Gast eingerichtet, damit sie ihre Mailadresse behalten können
  • MOVED TO... Mailadressen dürfen eine gewisse Zeit nach ihrem Ablauf nicht mehr (für andere Personen) rezykliert werden
    • mindestens solange, wie die Adresse vorher in Gebrauch war
    • maximal 10 Jahre
  • MOVED TO... Forward-Service für alle ehemaligen ETH-Angehörigen (analog zum Alumni-Forward)
    • periodisch (z.B. alle 1-2 Jahre) wird eine Mail verschickt, ob der Forward noch benötigt wird (sonst wird er gelöscht)
    • self-Service für die Änderung des Forwards

die nächsten Schritte

  • vorname.nachname@ethz.ch als Hauptadresse für alle neuen ETH-Angehörigen explizit festlegen (auch Studierende)
  • v.nachname@ethz.ch, vo.nachname@ethz.ch, vor.nachname@ethz.ch etc. als Hauptadresse vergeben, falls Namensvetter existieren
  • username@ethz.ch als Hauptadresse festlegen, falls keine eindeutige Alternative gefunden werden konnte
  • Einschränkung der Anzahl Aliase: 1 Alias pro Domain soll erlaubt sein
  • Recycling-Sperrfrist für E-Mail-Adressen: Adresse darf so lange nicht wiederverwendet werden, wie sie vorher im Gebrauch war
  • Erreichbarkeit per Mail sicherstellen: Bestätigungsmail bei neuen Kontos (Benutzer kann sich einloggen und Mail lesen)
  • Display-Name automatisch generieren (soll pro Departement festgelegt werden), kein doppelter Leerschlag mehr

-- SwenVermeul - 2013-05-22

Topic revision: r9 - 2014-11-05 - vermeul
 
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