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Adressenkonzept für E-Mail

Ausgangslage: zahlreiche Subdomänen

Die E-Mail-Adressen der ETH Zürich weisen eine grosse Vielfalt an Subdomänen auf. Zur Zeit sind mindestens 200 E-Mail-Subdomänen registriert und in Verwendung. Für viele bedeutet die E-Mail-Domäne eine Art Identifikation mit dem Institut oder dem Departement, obwohl sie meistens nur noch auf der Visitenkarte gedruckt vorkommt und von den meisten Mail-Programmen durch Vorname und Nachname (resp. den sog. «Display Name») ersetzt wird. Die umfangreichste Subdomänen in Zahlen

  • @inf.ethz.ch (2500+)
  • @arch.ethz.ch (1700+)
  • @env.ethz.ch (1300+)

Ganz unabhängig davon gibt es eine Mail-Adresse, welche für alle Angehörigen der ETH immer gilt und die Erreichbarkeit in jedem Fall sicherstellt:

Für Departements- und Instituts-Mailadressen gelten keine besonderen Regeln, aber trotzdem haben viele zwecks einheitlichem Auftritt Standards definiert. Einige Departemente nutzen mittlerweile die Möglichkeit von nethz, solche E-Mail-Adressen automatisch zu vergeben. Der Quasi-Standard ist

Die mittlerweile recht häufig vorkommende Namensänderung von Departementen sowie der Wechsel von Mitarbeitern innerhalb der ETH führt jedoch dazu, dass E-Mail-Adressen immer häufiger gewechselt werden müssen. Die bisherigen Adressen werden meist als Aliase weiterverwendet, so dass die Personen nach wie vor auch unter der alten E-Mail-Adresse erreichbar bleiben. Der Administrative Aufwand nicht unerheblich, das Aufheben von «alten» Mail-Domänen ist ein langwieriger Prozess. Der naheliegenste Ansatz zur Vermeidung dieses Problems ist der, die unzähligen E-Mail-Domänen aufzuheben und alle E-Mail-Adressen in der @ethz.ch - Domäne anzusiedeln

Möglichkeiten der Identifikation mit dem Departement / Institut

Viele Leute möchten jedoch aus Gründen der Identifikation mit ihrem Institut oder Departement keine «gesichtslose» @ethz.ch - Mailadresse. Dabei gäbe es neben einer E-Mail-Subdomäne noch mindestens zwei andere Möglichkeiten, die Identifikation mit dem Institut oder Departement sicherzustellen:

  • Institut/Departement im Display-Name: Vorname Nachname (D-USYS)
  • einheitliche Signatur

Die Anpassung des Display-Name wird eher selten gemacht, obwohl alle E-Mail-Programme diesen anzeigen. Eine einheitliche Signatur findet man noch viel seltener. Würden diese Möglichkeiten besser genutzt, fiele manchen der Wechsel in die @ethz.ch-Domäne einfacher.

@ethz.ch Domäne und der verbotene Punkt

Innerhalb der Hauptdomäne @ethz.ch tummeln sich zur Zeit etwa 5500 Adressen. Von insgesamt ca. 11500 Mitarbeitern (inkl. Doktoranden) besitzen ungefähr 4500 Mitarbeiter eine @ethz.ch Adresse. Für Adressen innerhalb der Domäne @ethz.ch (sowie @student.ethz.ch) gelten zur Zeit einige Regeln:

Diese Regeln sind hier dokumentiert. Der fehlende Quasi-Standard Vorname.Nachname@ethz.ch ist explizit verboten, eine überzeugende Begründung für diese Restriktion sucht man jedoch vergebens. Es wird erwähnt, dass solche Adressen innerhalb grosser Organisationseinheiten Probleme verursachen, ohne dass diese Problematik genauer ausgeführt wird. Ein entsprechender Versuch von Tobias Oetiker wird zitiert, jedoch ist der Text seit kurzem nicht mehr einsehbar und leider mehr eine Polemik als eine echte Diskussion.

Weshalb ist der Punkt eigentlich verboten? Die Verantwortlichen nennen folgende Gründe:

  1. mögliche Namensvetter (vorname.nachname@ethz.ch)
  2. E-Mails könnten (wegen des grossen Durchlaufs von Personen) irrtümlich an falsche Empfänger gelangen
  3. Weil es alle so machen (sic!)
  4. Spam-Problematik

Weshalb schaffen es aber auch sehr grosse Firmen, ganz pragmatisch Vorname.Nachname@Firma.com auf ihre Visitenkarte zu drucken, die ETH aber nicht? Weshalb müssen die Mitarbeiter der ETH auf eine solche E-Mail-Adresse verzichten, obwohl es bloss 2% Namensvetter gibt? Die ETH hatte jahrelang einen sogenannten Forward-Dienst eingerichtet, damit konnte man aufs geratewohl eine E-Mail schicken. Falls es Namensvetter gab, wurde dem Absender eine Mail zurückgeschickt mit den entsprechend möglichen (richtigen) Empfängeradressen. Falls der Empfänger eindeutig war, wurde die Mail zugestellt. Ein praktischer Service, welcher leider eingestellt wurde.

Die Spam-Problematik muss gesondert betrachtet werden. Die meisten Spammer werden bereits in einem frühen Stadium der Kommunikation abgewiesen, lange bevor die Gültigkeit der Mailadresse geprüft wird. Konkret heisst dies, dass es wahrscheinlich keine sehr grosse Rolle spielt, ob wir den de-facto Standard vorname.nachname@domain einführen oder nicht.

Lösungsansatz: Recycling-Sperrfrist

Nethz-Usernamen werden beim Eintritt an die ETH aus Vor- und Nachname zusammengewürfelt und bleiben beim Verlassen der ETH noch 3 Jahre gesperrt, bevor sie definitiv gelöscht werden. Damit bleibt auch die E-Mail-Adresse username@ethz.ch reserviert und kann nicht vergeben werden. Da Usernamen in der Regel aus weniger als 8 Zeichen gewürfelt werden, ist die Wahrscheinlichkeit für Namensvetter dadurch sehr gross. Der Username bmueller kann beispielsweise aus folgenden Namen hergestellt werden:

  • Beat Müller (oder Mueller)
  • Beatrice Müller
  • Barbara Müller
  • Bengt Müller

etc. Würde man nethz-Usernamen unendlich lange behalten, müssten entweder die Usernamen länger als 8 Zeichen sein oder zusätzliche Zeichen (etwa Zahlen) als Teil des Usernamens eingeführt werden (meier37). Durch die Recycling-Sperrfrist von 3 Jahren hat man einen guten Kompromiss zwischen Wiederverwendbarkeit und Sauberkeit des Adressraumes erreicht. Dieses Sperr-Prinzip kennt man auch von Telefonnummern, es wird ausserdem bei Polyphone-Nummern angewendet.

Dasselbe Prinzip liesse sich auch auf E-Mail-Adressen anwenden.

Wenn E-Mail-Adressen innerhalb der @ethz.ch-Domäne mit einer ähnlichen Recycling-Sperrfrist versehen werden, kann das heutige komplizierte Regelwerk für @ethz.ch-Adressen deutlich vereinfacht werden. Insbesondere die verbotenen Zeichen . (Punkt) und _ (Unterstrich) könnten problemlos erlaubt werden. Sogar (eigene) Nachnamen könnten erlaubt werden, sofern sie nicht allzu häufig sind. Da vorname.nachname@domain ein Quasi-Standard darstellt, könnte die E-Mail-Adresse vorname.nachname@ethz.ch automatisiert vergeben werden. Die prominenteste Handlung beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters, nämlich das Eintragen der E-Mail-Adresse, könnte komplett wegfallen und müsste nur noch in wenigen Ausnahmefällen durchgeführt werden.

Namensvetter bei der Vergabe von vorname.nachname@ethz.ch-Adressen

Beim Verteilen dieser vorname.nachname@ethz.ch-Adressen soll das first come - first serve Prinzip gelten. Professoren (und andere wichtige Personen), welche in diese 2%-Gruppe fallen (davon gibt es zur Zeit nur eine Hand voll) können ein Vorrecht haben. Sollte eine vorname.nachname@ethz.ch-Adresse bereits an eine Person vergeben worden sein und es kommt eine VIP (neu) daher, dann lässt sich bestimmt eine andere attraktive Adresse finden. Zum Beispiel r.boutellier@ethz.ch oder gar boutellier@ethz.ch (um für einmal eine VIP als Beispiel zu nehmen).

Departemente mit eigenen Mailservern

Die Departemente D-PHYS und D-ITET betreiben nach wie vor einen eigenen Mailserver. Dieser Umstand führt zu einer Reihe von Problemen:

  • Mail-Adressen werden nicht der Personaldatenbank gemeldet
  • Mail-Adressen werden nicht automatisch für alle Mitarbeiter generiert

Durch die Einführung des Lohnabrechnungs-Versands hat sich die Situation zugespitzt. Es zeigt sich, dass eine funktionierende Mailbox in der heutigen Zeit kein «nice to have» mehr ist, sondern ein eindeutiges «must have». Für die Handhabung der Mailbox-Kontos dieser Departemente müssen wir künftig einen Automatismus einführen, etwa in der folgenden Art:

Zusammenfassung der vorgeschlagenen Massnahmen

  • alle Zeichenrestriktionen werden aufgehoben, insbesondere der Punkt . und der Unterstrich _
  • vorname.nachname@ethz.ch werden automatisiert und explizit gesetzt, sofern
  • username@ethz.ch wird immer explizit gesetzt und kann nicht gelöscht werden
  • maximal 2 Mailadressen im @ethz.ch-Namensraum (username@ethz.ch sowie eine frei wählbare Adresse)
  • alle E-Mail-Adressen bleiben generell x Jahre gesperrt (x=5 Jahre), nachdem sie gelöscht wurden
  • für diesselbe Person gilt diese Recycling-Sperrfrist natürlich nicht
  • E-Mail-Adressen von wichtigen Persönlichkeiten können in lebenslange Forwards umgewandelt werden
  • Identifikation mit dem Institut / Departement durch Anpassung des Displaynamen sowie der Signatur

-- SwenVermeul - 2012-01-05

Topic revision: r3 - 2012-09-04 - vermeul
 
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