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PrintService Verrechnung

Ausgangslage

Das Papercut-System ist in Betrieb und macht ein sauberes Accounting, d.h es wird Buch geführt, welcher User vieviel gedruckt hat und welche Kosten dabei entstanden sind. Papercut kann intern selber verrechnen oder an ein externes Verrechnungssystem angeschlossen werden. Weil an der ETH neben dem Drucken auch noch andere kostenplfichtige Dienstleistungen angeboten werden, welche kleine Beträge mit kleinem Aufwand verrechnen wollen, ist es sinnvoll, die Verrechnung nicht mit Papercut zu bewerkstelligen.

Gratisseiten für Studenten

Studenten haben jedes Semester 800 Gratisseiten (s/w) zur Verfügung. Dies ist vom Rektorat so gewünscht und wird von der Dienstleistung PrintService zur Verfügung gestellt. Sobald diese 800 Gratisseiten gedruckt sind, wird vom Prepay-Konto abgebucht. Wenn das Prepay-Konto ins Minus geht, wird das Konto gesperrt, der User darf dann nicht mehr drucken. Kleine Minusbeträge auf dem Prepay-Konto werden jeweils zu Semesterbeginn mit den (neuen) Gratisseiten verrechnet, so dass das Prepay-Konto wieder auf dem Nullstand ist und der Student wieder drucken kann. Bei der VPP-Kasse werden somit sehr kleine Einzahlungen vermieden.

Die momentane Lösung für die Gratisseiten beruht auf einer Tabelle VPP_BW_CREDIT und ist nicht besonders flexibel. So können die 800 s/w Seiten nicht in 100 farbige Seiten umgewandelt werden (1 Rappen pro s/w Seite, 8 Rappen für Farbe). Das neue Papercut-System weiss nichts über diese Gratisseiten und kann sie nicht adäquat verrechnen.

Verrechnung von Mitarbeitern mit Papercut

Momentane Situation (Nov. 2014)
  • es wird in Papercut zwischen «restricted» und «unrestricted» User unterschieden
  • «unrestricted» bedeutet, dass der Kontostand cash ins Minus rücken darf, bei «restricted» Usern ist dies nicht erlaubt
  • Studenten gelten als «restricted». Weil ihr cash Kontostand einen Nullbetrag aufweist, können sie nicht auf Papercut-Systemen drucken
  • Mitarbeiter, Dozenten, ETH-nahe, ETH-Gäste und nethz-Gäste werden als «unrestricted» behandelt und dürfen unlimitiert drucken
  • eine Gruppe «reine Studenten» wird durch den cronjob update_students_only.pl im AD aktualisiert. Sie enthält Studenten, welche keine andere ETH-Verbindung haben
  • diese Gruppe wird durch ein weiteres Skript von Sarah in das Papercut-System importiert; dort werden diese User auf «restricted» gesetzt und dürfen so nicht gratis drucken
  • die verbliebenen «unrestricted» User werden über eine Middleware (geschrieben von ...) monatlich mit dem SAP verrechnet
  • User, die nicht verrechnet werden können, werden der ID belastet

Probleme mit der momentanen Lösung

  • Studenten können generell nicht drucken, weil sie in Papercut auf «restricted» gesetzt sind
  • der Import der «students only» Gruppe aus dem AD geschieht nicht automatisch sondern muss durch ein weiteres Skript erfolgen
  • es muss eine negativ-Liste gepflegt werden, also: «wer darf nicht gratis drucken». Diese Menge an Personen ist schwer durchschaubar
  • Ausnahmen sind schlecht bis gar nicht realisierbar (z.B. Studierende während einer Masterarbeit an einem Institut)
  • weder für kostenpflichtiges Drucken noch für die 800 Gratisseiten bei Studenten gibt es eine Lösung
  • die Abrechnung mit SAP ist zwar fast implementiert, aber sehr aufwändig.
  • Studenten können generell nicht über SAP verrechnet werden

zentraler Lösungsansatz: Mehrere Kontos in Papercut

Papercut kann pro User mehrere Geld-Kontos nebeneinander verwalten. Für jedes Geld-Konto kann eine Priorisierung festgelegt werden. Zusätzlich kann jedes Konto aktiviert oder deaktiviert werden. An der ETH wäre es sinnvoll, mehrere Kontos pro User zu verwalten, weil jedes Konto seine eigenen Charakteristika hat:

  • vorausbezahlt (prepaid) oder hinterher verrechnet (postpaid)
  • überziehbar (unrestricted), mit oder ohne Limite
  • Betrag kann zurückgefordert werden (refundable)

Priorisierung Bezeichnung Charakteristik Beschreibung Zielgruppe
1 project_credit
  • postpaid
  • überziehbar (mit Limite)
  • non-refundable
Falls für ein bestimmtes Projekt (Semesterarbeit, Bachelor/Diplomarbeit) in einem Institut gedruckt werden darf, kann dieses Konto eingerichtet werden. Mit der Limite wird ein exzessives Drucken verhindert. Es können zeitliche Bereiche festgelegt werden, innerhalb derer dieses Konto aktiv ist. Die explizite Angabe der Kostenstelle und der Fondsnummer erlaubt eine automatisierte Verrechnung zu einem späteren Zeitpunkt Studenten, Gäste
2 eth_credit
  • postpaid
  • überziehbar (ohne Limite)
  • non-refundable
Mitarbeiter eines Instituts dürfen drucken soviel sie wollen und können dieses Konto beliebig überziehen. Regelmässig (z.B. Ende Monat) wird abgerechnet. Mitarbeiter, Dozenten, Doktoranden
3 student_credit
  • prepaid
  • nicht überziehbar
  • non-refundable
Dieses Konto enthält das Äquivalent der 800 Gratisseiten S/W (ca. CHF 18), die vom Rektorat gesponsert werden. Nicht verbrauchte Seiten können nicht ausbezahlt werden. Bei Semesterbeginn wird den immatrikulierten Studenten dieser Kredit wieder auf CHF 18 gesetzt. Studenten
4 personal_cash
  • prepaid
  • nicht überziehbar
  • refundable
Der User bezahlt einen bestimmten Betrag bar (via VPP-Kasse) oder online (per Postcard oder Kreditkarte) auf sein Prepay-Konto ein. Hinterher kann er einen Teil davon auf dieses Papercut-Konto einzahlen. Denkbar wäre eine Möglichkeit, temporär die Priorität dieses Kontos hinaufzuschrauben, um Privatausdrucke über den eigenen Geldbeutel zu bezahlen. Nicht verwendete Beträge können dem nethz Prepay-Konto zurücküberwiesen und dann ausbezahlt werden. Studenten, ev. Mitarbeiter

Durch die Priorisierung wird sichergestellt, dass bei Studenten zuerst der Kredit aufgebraucht wird, bevor es ans eigens einbezahlte Geld geht. Studenten, die zwischendurch eine Anstellung haben (und in dieser Periode ein eth_credit Konto bekommen) dürfen während dieser Periode auf Kosten des Instituts drucken. Master- und Bachelorstudenten bekommen für ihre zu schreibende Arbeit ein project_credit Konto mit vorher festgesetzter Limite. Beim Wechsel zurück in den Studenten-Status wird das project_credit= Konto wieder deaktiviert und weitere Ausdrucke vom Konto ==student_credit abgezogen.

Übergang von VPP nach Papercut (1): PrintService für Mitarbeiter und Dozenten

  • es gibt eine direkte Benutzerverwaltung in Papercut in Form eines nethz PrintServices
  • via Webservice werden Kontos in Papercut erstellt und manipuliert
  • die vorhandenen Papercut-Kontos (s.o.) eines Users sind ersichtlich
  • Studenten bekommen diesen Service noch nicht generell
  • In Fällen wie Diplomarbeit, Bachelorarbeit etc. kann ihnen ein Admin jedoch den Service zuweisen
  • es wird für diese Fälle ein Konto vom Typ project_credit (mit expliziter Angabe von Limite, Kostenstelle und Fondsnummer) eingerichtet
  • die bisherige Schnittstelle für die Verrechnung via SAP wird so erweitert, dass diese Angaben (Kostenstelle und Fondsnummer) aus dem Papercut-Userobjekt ausgelesen werden

Übergang von VPP nach Papercut (2): PrintService auch für Studenten

  • der PrintService wird auch Studenten erteilt
  • die Studenten können (ev. mit einem Umrechnungsfaktor) Guthaben von ihrem Prepay-Konto auf Papercut überweisen
  • dort wird das Geld dem Konto personal_cash gutgeschrieben
  • Beträge auf dem personal_cash Konto können jederzeit zurück ins nethz Prepay-System überwiesen werden.
  • Studenten können nun (auf eigene Kosten) die neuen PIA-Geräte verwenden
  • eventuell gibt es noch Einschränkungen auf bestimmte Geräte: Gerätequeue-Objekt im AD entsprechend berechtigen
  • die 800 Gratisseiten werden weiterhin nur über die VPP-Geräte angeboten

Übergang von VPP nach Papercut (3): Gratisseiten in Papercut

  • zu Beginn eines neuen Semesters wird für alle Studenten in Papercut ein Konto student_credit eingerichtet
  • für alle eingeschriebenen Studenten wird dort der äquivalente Betrag von 800 Gratisseiten eingetragen (18 CHF)
  • die Einschränkungen auf bestimmte PIA Geräte wird zumindest teilweise aufgehoben
  • die VPP-Gratisseiten werden abgeschaltet
  • gewisse VPP-Drucker existieren noch eine Weile (z.B. Plotter, Farbdrucker)
  • alle weiterhin anfallenden VPP-Kosten werden direkt dem Prepay-Konto verrechnet

Übergang von VPP nach Papercut (4): Abschaltung von VPP

  • Alle Drucker werden über Papercut-System angesteuert
  • generelle Abschaltung der VPP-Verrechnung
  • Rückbau der in nethz vorhandenen VPP-Tabellen und anderweitigen Strukturen

generelle Randbedingungen, Problemkreise und Lösungsansätze

  1. nur 1 Preis pro Drucker möglich, alle ETH-Angehörigen inkl. Studenten sollten generell auf allen Druckern drucken können
  2. eine generelle Lenkungsabgabe, d.h. künstliche Verteuerung der Ausdrucke, ist trotz Umweltleitbild der ETH schwierig durchzusetzen; die Departemente würden sich wahrscheinlich heftig dagegen wehren und wieder eigene Drucker einkaufen

Problemkreise

  1. Studenten drucken zuviel
    • Studenten verkaufen Seiten, die sie selber zukaufen, wegen dem grossen Preisunterschied zum Privatmarkt
    • gewisse Externalitäten sind nicht internalisiert, d.h. 0.01 CHF pro s/w Seite entspricht zwar dem «Click-Preis», aber beinhaltet die übrigen Kosten (z.B. Personal) nicht
    • Geschäft mit den 800 Gratis-Seiten ist okay, da die Menge limitiert ist
    • Geschäft mit eingekauften Seiten möchte man möglichst verhindern, da die ETH nicht die privaten Anbieter diskriminieren möchte
  2. Mitarbeiter drucken ebenfalls zuviel smile
    • Mitarbeiter können soviel drucken, wie sie wollen
    • Privatausdrucke können nicht gesondert verrechnet werden
  3. Rückvergütungen
    • bei Austritt soll es nicht passieren, dass jeder weder ein paar Fränkli zur VPP-Kasse rennt
  4. Gruppe «restricted» ist nicht befriedigend gelöst
    • es ist immer einfacher zu sagen, wer darf seinen Papercut-Kontostand überziehen anstatt umgekehrt
    • ausgetretende Studenten dürfen unlimitiert drucken
  5. VPP wird abgelöst
    • die 800 Gratisseiten für Studenten müssen bleiben und wenn möglich Papercut gelöst werden
    • die Umstellung erfolgt wahrscheinlich nicht mit einem «big bang» sondern es werden nach und nach VPP-Drucker durch Papercut-Systeme ersetzt

Lösungsansätze / Massnahmen

  1. Studenten drucken zuviel
    • Druckumsatz-Obergrenze festlegen, z.B. max. 20 CHF (entspricht z.Zt. 2000 Seiten) pro Semester sind erlaubt (generell: max. x CHF pro Zeiteinheit z)
    • Überweisung vom realen Konto auf Papercut-Konto nicht 1:1 sondern mit einem Umrechnungsfaktor (z.B. 20 CHF reales Geld ergeben 10 CHF Papercut-Geld)
    • Kombiniation beider Massnahmen möglich
    • nicht alles, was technisch realisierbar ist, ist auch wirklich sinnvoll. Wenn auch der Posterdruck via Papercut verrechnet werden soll, ist ein solches Vorhaben unsinnig (man denke an die Bedürfnisse von Architektur-Studenten bei Semesterende)
  2. Mitarbeiter drucken ebenfalls zuviel
    • Problem ist nicht mit Preisen lösbar, nur mit Restriktionen («Bürokratie»)
    • Privatausdrucke lassen sich technisch weder eingrenzen noch verhindern
    • langsamere und/oder weniger Drucker entschärfen das Problem
    • kleines Kässeli für Privatausdrucke beim Drucker möglicherweise billiger Workaround
  3. Rückvergütungen vom Prepay-Konto
    • soll generell ab einem gewissen Betrag (z.B. 10 CHF) möglich sein
    • ev. «Bearbeitungspauschale» (CHF X.-) verrechnen?
  4. Gruppe «restricted» ist nicht befriedigend gelöst
    • Restricted / unrestricted User werden direkt ab nethz definiert
    • analog zum Papercut Kontostand
    • Ein genereller nethz-Service «Papercut» regelt die Details::
      • unlimited (unrestricted)
      • limited (restricted, mit aktuellem Kontostand)
    • Ausnahmen können so besser definiert werden, dh. explizit und eineln statt aufgrund einer abstrakten Mengenbeschreibung

ToDos

  • DONE Einarbeitung in die Schnittstelle zu Papercut
  • DONE Verbindung von nethz zu Papercut-Testsystem
  • DONE Überweisung von Beträgen aus nethz Prepay nach Papercut
  • DONE klären, ob Priorisierung von verschiedenen Kontotypen so wie oben beschrieben überhaupt funktioniert

Zeitrahmen

  • Zeitrahmen ist nicht kritisch, Umsetzung kommt nicht vor Sommer 2015 (eher 2016)
  • POC bis Januar

-- Vermeul Swen - 2016-06-16

Topic revision: r19 - 2016-06-16 - SwenVermeul
 
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