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Email-Service für Pensionierte

Implementierte Use Cases

Use Case 1: @retired-Adresse beantragen

  1. Dedizierter Pensionär stellt einen Antrag an Personalabteilung
  2. sobald der Antrag für eine @retired-Adresse eingegangen ist, wird dies nethz gemeldet
  3. Es wird umgehend eine username@retired-Adresse eingerichtet, die ab sofort gültig ist
  4. der Benutzer wird benachrichtigt, dass seine @retired-Adresse nun aktiv ist und bei Bedarf geändert werden kann (Regeln wie @ethz.ch-Adressen).

Use Case 2: Zum Zeitpunkt der Pension

  1. die Haupt-Emailadresse wird auf username@retired.ethz.ch gesetzt, sofern die Hauptadresse noch nicht auf @retired gesetzt wurde
  2. der Benutzer wird informiert und darauf aufmerksam gemacht, dass er seine bisherigen Emailadressen sobald wie möglich löschen sollte
  3. der User wird - sofern nötig - in die Standard-OU verschoben (Mail an Benutzer)
  4. die Büroadresse inkl. Telefonnummer wird aus dem GAL (=Global Address List) entfernt. Das Konto bleibt aber weiterhin sichtbar.
  5. bisherige Emailadressen werden nicht gelöscht
  6. Listenzugehörigkeiten werden nicht gelöscht
  7. Quota bleibt unverändert
  8. die Service-Ablaufdaten der Services «Nethz» und «Mailbox» werden auf 31-DEC-9999 gesetzt

Use Case 3: Pensionär verstirbt oder lässt via Personalabteilung sein Konto auflösen

  1. Personalabteilung bekommt entsprechende Meldung
  2. nethz erhält eine entsprechende Meldung via Schnittstellentabelle (PENS AUS)
  3. Brigitte Malacarne wird per Mail informiert, dass dieses Konto gelöscht werden soll
  4. Es werden keine automatischen Löschungen vorgenommen

Use Case 4: Pensionär mit @retired-Adresse wird als Gast übernommen

  1. Eine ETH-Organisationseinheit übernimmt einen Pensionär als Gast
  2. User-Konto kann vom jeweiligen Gastgeber administriert werden
  3. Gast muss wie üblich regelmässig bestätigt werden
  4. Fällt die Bestätigung aus, so werden alle Services (ausser nethz und Mailbox) wieder gelöscht (mit den normalen Ablaufdaten und Mailwarnungen)

technische Realisierung

Der @retired-Service ist kein eigentlicher nethz-Service. Vielmehr wurden die cronjobs schedule_pdb_jobs.pl und schedule_execute.pl entsprechend erweitert.

  • schedule_pdb_jobs arbeitet die Schnittstellentabelle SS_NETHZ_DIENST ab:
    • PENS_EIN richtet eine username@retired.ethz.ch - Emailadresse ein (Pensionär und Brigitte werden per Email informiert)
    • bei Problemen wie fehlendem Usernamen oder fehlendem Pensionierungs-Datum wird Brigitte benachrichtigt
    • Es wird ein Job mit ACTION=retired in die SCHEDULE Tabelle geschrieben
    • PENS_AUS sendet eine Email an Brigitte mit der Bitte, dieses Konto zu manuell zu löschen
    • PENS_MUT wird nicht behandelt
  • schedule_execute arbeitet die mit ACTION=retired markierten Jobs in der Tabelle SCHEDULE ab
    • setzt Hauptadresse auf @retired, falls dies noch nicht geschehen ist
    • führt einen dsmove aus (Objekt wird in Standard-OU für Mitarbeiter verschoben)
    • löscht alle Adressen-Attribute inkl. company und department

Verworfen: Workflow-System

Es wurde vorgeschlagen, ein spezialisiertes Instrument zur Implementierung des @retired-Services einzusetzen. Aus Zeitmangel wurde diese Option aber verworfen. Nichts desto trotz bietet ein Workflow-System die Möglichkeit, komplexe Arbeitsabläufe abzubilden und somit transparenter zu gestalten. Weitere Informationen unter WorkflowSystem.

F & A

  • F: Wie lange bleibt die Mitgliedschaft in Verteilerlisten bestehen?
    • A: Ist Sache des Verteilerlisten-Admins

  • F: Kann ein Pensionär sich allenfalls selbständig aus Verteilern entfernen?
    • A: Nein.

  • F: Ist die Adresse weiterhin im GAL (Global Address List von Outlook) sichtbar?
    • A: Ja, allerdings ohne weitere Informationen wie Institut oder Büroadresse (diese werden zum Zeitpunkt der Pensionierung gelöscht)

  • F: Bekommt die Mailbox im Nachhinein eine Quota gesetzt?
    • A: bisher nicht. Es ist möglich, dass in Zukunft zum Zeitpunkt der Pensionierung die Quota auf 1GB beschränkt wird

  • F: An wen sollen sich Pensionäre bei Problemen wenden?
    • A: an den Helpdesk

-- SwenVermeul - 18 Nov 2008

Topic revision: r8 - 2012-02-23 - vermeul
 
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