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Storage Cloud Portal: Verrechnung des Speichers an Departemente

Beteiligte Personen

  • Peter Kessler PPF
  • Dordaneh Arangeh PPF
  • Davor Kupresak SWS
  • Andy Jost SWS
  • Swen Vermeul SWS
  • Tilo Steiger SD
  • Ingo Altenburger SD

Ausgangslage

Im Storage Cloud Portal von IBM wird u.a. NAS-Speicherplatz provisioniert und in Form eines Shares zur Verfügung gestellt. Bis zu 100 GB können zur Zeit ohne weitere Bewilligungsprozesse bereitgestellt werden. Über diesem Wert bedarf es zuerst einer fachlichen Prüfung, welche in der Regel durch den ISG / ISL oder durch einen dem Rechnungssteller bekannten Verantwortlichen durchgeführt wird. Dieser Prozess ist bereits so im Storage Cloud Portal implementiert.

Ende Q3 eines jeden Jahres wird ermittelt, welches Institut (od. welcher Rechnungsadressat) wie viel (quotierten) Speicherplatz über das Jahr allokiert hat und entsprechend werden den Rechnungsadressaten Rechnungen ausgestellt. Dieser Prozess ist sehr aufwändig und führt immer wieder zu langwierigen Diskussionen, da die «Verbraucher» des Speichers nicht unbedingt identisch sind mit den Fondsmanagern, welche sich schlussendlich um die Finanzierung kümmern müssen. Gleichwohl handelt es sich lediglich um eine Lenkungsabgabe, um einen haushälterischen Umgang mit Netzwerkspeicher anzustreben.

In diesem Projekt sollen folgende Ziele erreicht werden:

  • für den Verbraucher muss es einfach bleiben, Speicher beantragen zu können
  • je nach Höhe des beantragten Speichers sollen weitere Stellen involviert werden
    • keine Bewilligung notwendig unter 100 GB
    • fachliche Bewilligung ab 100 GB - bereits im SCO implementiert
    • finanzielle Bewilligung ab 1 TB
    • technische Bewilligung ab 10 TB, falls vorgängig zusätzlich Speicher eingekauft werden muss (alle Zahlen sind variabel) - bereits im SCO implementiert, allerdings mit 1 TB
  • eine vorgängige finanzielle Absegnung soll spätere Diskussionen möglichst vermeiden
  • die Rechnungsstellung soll für den Rechnungssteller vereinfacht werden
  • es soll aufgezeigt werden, wie man generell kostenpflichtige Dienstleistungen automatisiert abrechnen kann

generelle Anforderungen und Randbedingungen

  • §69 des Finanzreglements der ETH regelt die Bewilligungsprozesse
  • In der Regel ist die Höhe des Betrages entscheidend, welche Stellen (Fondsmanager, Kostenstellenverwalter, Schulleitung) einen bestimmten IT-Antrag absegnen müssen
  • der Betrag für den durch SCO provisionierte Speicherplatz kann jedoch erst nach mindestens einem Tag beziffert werden
  • nach Möglichkeit sollten bestehende Workflows in ETHis benutzt werden
  • das Accounting (wer benötigt wieviel Speicher) kennt man bereits tagesaktuell, die Verrechnung (Billing) erfolgt jeweils erst hinterher, z.B. Jahresende, Quartalsende, Monatsende
  • das Bereitstellen des Speichers soll immer sofort nach der fachlichen und/oder technischen Bewilligung erfolgen, selbst wenn die Finanzierung noch nicht abgesegnet wurde - darin liegt der Mehrwert des self provisionings im SCO
  • die technischen Schnittstellen zwischen den Systemen sollen bevorzugt in Form von Webservices ausgestaltet werden
  • die einzelnen Geschäftsvorgänge sollten in einem möglichst generischen Workflow-Tool (ITSM) abgebildet werden sofern sie nicht schon bestehen
  • der Geschäftsvorgang sollte analog zum IT Antrag erfolgen, auf elektronischem Weg, möglichst ohne Papier

Geschäftsvorgang 1: User bestellt < 100 GB

  • User löst eine Bestellung aus
  • Speicher wird sofort bereitgestellt
  • User wird informiert

Geschäftsvorgang 2: User bestellt 500 GB

  • User löst eine Bestellung aus unter Angabe von
    • (Projektname)
    • (Projektbeschreibung / Begründung)
  • die fachliche Bewilligung (ISL) wird informiert
  • bewilligt den Antrag
    • Speicher wird bereitgestellt
    • User wird informiert
  • lehnt den Antrag ab
    • User wird informiert
    • Speicher wird nicht bereitgestellt
  • reagiert nicht
    • ISL wird erneut kontaktiert (reminder)
    • wenn nach Ablauf einer weiteren Frist immer noch nichts passiert, wird der Antrag automatisch abgelehnt (oder bewilligt)

Geschäftsvorgang 3 User bestellt 2 TB

  • User löst eine Bestellung aus unter Angabe von
    • (Projektname)
    • (Projektbeschreibung / Begründung)
  • die fachliche Bewilligung (ISL) wird informiert
  • ISL lehnt den Antrag ab MOVED TO... siehe Geschäftsvorgang 2
  • ISL bewilligt den Antrag und schickt diesen Antrag weiter an die finanzielle Bewilligung (Fondsmanager) unter zusätzlicher Angabe von
    • Kostenstelle
    • Fondsnummer
  • unabhängig vom Entscheid der finanziellen Bewilligung wird
    • der Speicher bereitgestellt
    • der User informiert
  • Antrag wird an ETHis geschickt
    • Kostenstelle
    • Fondsnummer
    • Projektname / Beschreibung / Begründung
    • erwartete Kosten / Zeiteinheit (werden automatisch errechnet)
  • (A) Fondsmanager lehnt den Antrag ab
    • ISL und User werden informiert
    • Speicher wird nach einer bestimmten Anzahl Tagen automatisch wieder entfernt
  • (B) Fondsmanager reagiert nicht
    • automatischer Reminder an Fondsmanager
    • falls nach einer Weile immer noch keine Antwort MOVED TO... (A)
  • (C) Fondsmanager bewilligt den Antrag
    • ISL und User werden informiert
    • Storage Cloud Portal wird informiert, dass die Finanzierung bewilligt wurde MOVED TO... Kosten können später abgerechnet werden

Geschäftsvorgang 4 User bestellt 25 TB

  • User löst eine Bestellung aus unter Angabe von
    • Projektname
    • Projektbeschreibung / Begründung
  • die fachliche Bewilligung wird informiert (siehe Geschäftsvorgang 2)
    • prüft, ob es sich um einen Tippfehler handelt (TB statt GB)
  • bewilligt den Antrag
    • die technische Bewilligung (Storage Admins z.B. Tilo/Ingo) wird informiert
      • prüft, ob genügend Speicher vorhanden ist
  • wenn alles in Ordnung ist, wird der Antrag an ETHis (siehe Geschäftsvorgang 3) weitergeschickt
  • im negativen Fall wird der Antrag zurückgewiesen

-- SwenVermeul - 2014-07-17

Topic revision: r5 - 2014-07-23 - ingoa
 
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