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Unified Communication

Gesprächsnotitz für die Sitzung vom 7. April 2015 mit Carmen, Michel und Swen

Allgemeine Themen

  • Telefonie ist im Umbruch
  • keine abgekapselte Einheit mehr
  • Telefon-Historie: TDM MOVED TO... VoIP MOVED TO... All IP MOVED TO... Unified Communication (UM)
  • Telefon wird im V-LAN über MAC-Adresse authentisiert

Bisheriger Prozess für «ein Telefon» mit Beantworter UnifiedMessaging

  1. Netsupportgruppe ist zuständig
  2. Admin loggt sich im Netcenter ein
  3. Wizard für Telefonie wird gestartet
  4. Antrag für eine neue Rufnummer wird gestellt
    • bestehender Eintrag ändern
    • bestehender Eintrag löschen
  5. Person muss in der PDB (Personendatenbank) vorhanden sein
    • Praxis: falls dies nicht der Fall ist, wird Rufnummer für eine Organisationseinheit beantragt
  6. Aus diesen Informationen wird ein Ticket generiert, welches von den Telefondiensten verarbeitet wird
    • Verknüfung Person (mit Adressbesitzer-ID) zu Rufnummer
    • Rückmeldung an Netsupport-Gruppe
    • Ticket wird geschlossen
  7. Person loggt sich ins Admin-Tool ein
  8. Unter Meine Services MOVED TO... Phone wird der UM-Dienst aktiviert

beobachtete Tendenzen und Problemkreise

  • Rufnummer wird mehr und mehr zu einer Art Mailadresse
  • möglicherweise verschwindet Rufnummer in Zukunft ganz
  • Routing wird immer wichtiger: «follow-me-Telefon»
  • UC-Lösung mit nur einem Hersteller einfach umzusetzen.
  • bei gleichzeitigem Einsatz von vielen Technologien (Lync, Siemens VoIP, Skype, WebRTC) wird es kompliziert
  • sehr viele Stellen sind involviert (Service Desk, Netsupport-Gruppe, Telefonie-Gruppe, Mail-Gruppe, Identity Management, HR)
  • Netcenter ist nicht bekannt, welcher Rufnummer einen Telefonbeantworter (Unified Messaging) hat
  • unpersönliche Telefonnummern werden einer Leitzahl zugewiesen. Diese werden einer sog. sharedMailbox eines technischen Users zugeteilt

Verbesserungsvorschläge

  • MOVED TO... View für Netcenter: Rufnummer mit Voicebox
  • MOVED TO... Personen, die frühzeitig bereits einen Telefonanschluss benötigen, sollen als ETH-Gast erfasst werden (Telefonnummer nicht einer Organisationseinheit zuweisen und nachher nochmals ändern)
  • MOVED TO... Armin und Fredy entsprechend instruieren
  • MOVED TO... die Zuweisung einer Rufnummer zu einer Dienststelle (Kombination von Leitzahl und einer Funktion) ist möglicherweise besser. Dienststellen sind ein gutes Konzept, allerdings noch nicht umgesetzt.
  • MOVED TO... der Telefonanschluss sollte direkt vom Kunden beantragt werden können

verbesserungswürdiger Prozess: Telefonanschluss

  • Mitarbeiter beantragt einen Telefonanschluss
  • Telefonanschluss wird von der Telefonie eingerichtet
  • unter adressen.ethz.ch wird die Büroadresse eingetragen, die zugewiesene Telefonnummer kann angezeigt werden (oder auch nicht)
  • unter passwort.ethz.ch muss eine Mailbox eingetragen werden, bevor der UM-Service aktiviert werden kann

Mängel am bisherigen Prozess

  • Diskrepanz zwischen Anforderungen von UM und Telefonbuch
  • UM: eineindeutige Zuweisung zu einem Mailbox-Account
  • Telefonbuch
    • mehrdeutige Zuweisung einer Rufnummer zu mehreren Personen
    • mehrere Rufnummern für eine Person
    • Rufnummern und Organisationseinheiten
  • Beispiel Itamar Piller
    • Rufnummer ist einem technischen Mailbox-Account zugeordnet
    • Forward auf persönliche Mailbox
    • Rufnummer gehört aber Itamar persönlich
    • MOVED TO... praktische Lösung, aber organisatorischer Albtraum
    • Forward «weiss nichts» von der Existenz von Itamar
    • Wenn Itamar geht, muss jemand daran denken, den Forward umzuschalten

-- SwenVermeul - 2015-04-07

Topic revision: r2 - 2015-06-08 - vermeul
 
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